Règlement d’ordre intérieur Accueil d'écoles et groupes
DERNIERE MISE A JOUR : 08 JUIN 2016

De gros abus de la part de groupes et d'écoles venus nous visiter récemment, nous oblige à remettre en avant quelques points, à en développer ou en rajouter d’autres à notre règlement.  
Si cependant tout un chacun adopte un comportement adéquat par rapport au poste qu'il occupe, aucun souci ne surviendra. 
Nous rappelons que pour toute visite nous demandons au(x) responsable(s) du groupe de prendre connaissance du présent ROI (cf document de réservation). 
Sans condition, nous sommes en devoir de signaler que le R.O.I de la Souricelle devra être signé avec la mention "Lu et approuvé" avant tout commencement de la journée d'activités ; celle-ci ne commencera qu'après signature de ce document par TOUS les responsables du groupe (il va donc de soi que le R.O.I devra avoir été lu auparavant). 
 
Nous attirons votre attention sur le fait que La Souricelle ne peut être portée responsable d'un dysfonctionnement si ce règlement et mode de fonctionnement n'est pas respecté par le(s) responsable(s) du groupe et donc par leur groupe. 
 
Points du règlement et mode de fonctionnement développés et mis à jour le 08 juin 2016 
- Les responsables des groupes restent maître de leur groupe et ce durant toute la journée.  
Il leur est demandé de continuer à faire valoir leur autorité envers les enfants de leur groupe, Ils restent les personnes de référence de leur groupe. 
En d'autre mot : les instituteurs – institutrices, éducateurs, éducatrices ne sont pas en vacances lors d’une visite à La Souricelle !  
L'autorité sur le groupe n'incombe pas aux membres de La souricelle.  
Le rôle des membres de la Souricelle est de proposer des activités de qualité. Ce n'est que dans un climat agréable et de respect que La Souricelle pourra le faire.  
Les membres de La Souricelle peuvent, sans préavis, décider de ne pas faire certaines activités prévues si le groupe ne leur permet pas au vu de son comportement ou son irrespect des règles de sécurité. 
Le prix ne sera en aucun cas recalculé suite à une annulation d’une ou plusieurs activités prévues à cause du comportement du groupe ! 
 
-A toutes activités, au moins 1 responsable doit être présent.  
Les membres de La Souricelle, ne peuvent en aucun cas se retrouver seuls avec une partie ou l'entièreté du groupe. 
Nous rappelons que, aux yeux de la loi et pour les assurances, les responsables du groupe restent les responsables légaux lors de sorties et dans un lieu les accueillant. 
Cependant La Souricelle possède des assurances Responsabilité Civile complètes pour tout incident, accident dont sa responsabilité est prouvée.  
 
-Les collations et diners se déroulent sous la surveillance des responsables du groupe. La Souricelle met à disposition boissons, potage.... mais ne s'occupe pas du service. 
Les membres de la Souricelle ne sont pas présents lors des collations, des dîners ni des récréations. 
Les récréations se font sous la responsabilité des personnes de référence – responsables et des accompagnants du groupe. 
 
-Nous demandons un minimum d’ 1 adulte accompagnant présent pour 10 enfants.  
Si tel n'est pas le cas, le responsable et la direction de l'école en prennent l'entière responsabilité. 
 
-La souricelle est entièrement NON-fumeur 
 
Nous demandons que tout groupe respecte l'écrin de verdure qui lui est confié.  
Après chaque collation –dîner, il est du devoir du groupe de ramasser les papiers tombés (même les plus petits) et de vider les poubelles de tables dans les grandes poubelles (en respectant le tri sélectif). 
Il est aussi demandé de rincer les verres et les tasses. 
 
-Si les documents de réservation n'ont pas été remplis consciencieusement, La Souricelle ne peut être portée responsable lors d’un problème d’allergie ou de pathologie particulière par exemple qui n’aurait pas été signalé. 
 
-Nous demandons aux enfants et aux responsables d'apporter bottes et casquette.  
La souricelle ne peut être tenue responsable d'un quelconque problème découlant d’un oubli de bottes ou de casquette. 
Un oubli de bottes ne permettra pas aux enfants de faire toutes les activités prévues dans les prairies ni aux responsables d’accompagner les enfants à ces activités. Un responsable sans bottes accompagnera d’office les enfants même muni de ses chaussures de ville ! La Souricelle ne peut alors pas être portée responsable du résultat et de l’état des chaussures suite à la sortie-prairie. 
De même, par beau temps, le port de la casquette s’avère nécessaire. Il n'y a pas de point d'ombre dans les prairies, un oubli de casquette pourrait être dangereux et compromettre certaines activités. 
Si certains enfants ne peuvent pas sortir, un responsable devra rester près d’eux à l’intérieur (sans activités prévues par La Souricelle). Il faut donc impérativement qu’un autre responsable soit présent en sortie- prairie !! 
 
-Nous demandons aux responsables du groupe lors des récréations de mettre leur groupe à l’abri au moindre éclair ou coup de tonnerre même si l'orage parait loin!!!!! (Soit dans la pièce principale de La Souricelle soit dans la grange). 
 
-Les va et vient dans la ferme durant les heures de table ou de récréations (hormis pour aller aux toilettes) ne sont pas tolérés.... encore moins dans l'espace privé! 
 
-Lors de la réservation, nous demandons au groupe d’apporter quelques carottes, pain, sucres etc…pour les animaux. La Souricelle prévoit bien entendu ce qu’il faut aussi. Cependant elle ne peut pas être tenue responsable s’il n’y a pas assez de nourriture pour tous les enfants dans le cas où le groupe n’a pas jugé bon d’apporter la moindre petite gâterie pour les animaux. 
 
-Il est demandé lors de la réservation de lire le ROI et d’en prendre connaissance avec les enfants avant la visite.  
Si ce n’est pas fait, La Souricelle devra leur en faire prendre conscience pour leur sécurité et celle des animaux avant le début des activités, ce qui évidemment, compromettra le temps initial prévu pour les activités. 
 
-La Souricelle se donne le droit de prévenir la direction de l’établissement voire son P.O en cas de non-respect du règlement ou de tout comportement inadéquat des responsables du groupe. 
Nous rappelons que les membres de La Souricelle sont porteurs d’un diplôme pédagogique et savent cerner sans problème les comportements professionnels inadéquats des personnes responsables ou encadrants !! 
-Suite à une visite chaotique due au non-respect du règlement par les responsables du groupe ou par son groupe, La Souricelle peut, par la suite, refuser la venue de ce responsable, de son groupe ou de son école sans justification supplémentaire. 
-Il est demandé aux responsables du groupe de laisser leur animosité interpersonnelle hors de la Souricelle !  
 
-Il est demandé au car d’être présent sur les lieux de La Souricelle 1/4h avant l’heure de départ prévu. A l’heure de départ fixé lors de la réservation, le groupe doit être parti. 
La Souricelle s’occupe d’autres activités et celles-ci risquent d’être compromises par le non- respect des horaires 
 
 
Au moindre comportement irrespectueux vis à vis de ce règlement, des animaux, du cadre et des membres de La Souricelle, celle-ci se donne le droit d'arrêter toutes activités et de demander au groupe de quitter les lieux sans préavis. 
Le prix ne sera en aucun cas recalculé. 
A tous les intervenants d'être responsables et conscients de leurs faits et actes 
 
Nos priorités sont la sécurité des enfants passant la journée à la Souricelle et côtoyant des animaux petits et gros mais aussi la qualité des activités que nous proposons... 
Le non-respect des quelques règles simples et logiques de notre règlement interfère directement et malheureusement sur ces deux points (sécurité et qualité) et nous ne pouvons pas le tolérer. 
 
Nb : l’entièreté du règlement est à approuver (sous-entend les points développés et rajoutés le 08 juin 2016 ainsi que le restant du règlement initial ci-dessous) 


Dépôt de matériel didactique en prairie (pour « la prairie est à vous ») ET passage de relevés 
Vous avez le droit de déposer en prairie de manière sécurisée, propre et stable, du matériel pédagogique, didactique, de mesure, des nichoirs, … créé ou non par les enfants et ce dans la partie de prairie désignée à cet effet par La Souricelle. 
La Souricelle demande d’y apposer le nom de l’école, le niveau de votre classe et les coordonnées du responsable. 
Le matériel doit être retiré à la fin de l’année scolaire en cours, sans quoi il sera détruit ou deviendra la propriété de La Souricelle.  
• La Souricelle décline toute responsabilité en cas de détérioration du matériel déposé en prairie en raison de la météo ou d’une négligence lors de la pose de celui-ci. 
• Si la Souricelle juge que le matériel déposé n’a pas été posé de manière propre, sécurisée et stable, elle peut le retirer de ses prairies sans avertissement préalable. 
• Si du matériel a été détérioré, La Souricelle le retirera des prairies mais en avertira aussitôt le responsable. Celui-ci sera tenu de venir le reprendre, le remplacer, le remettre en place et/ou en état. 
• La Souricelle propose de faire des relevés sur votre matériel gratuitement. (Si toutefois un imprévu l’en empêche, La Souricelle n’en sera pas redevable.) 
La Souricelle autorise les groupes ayant déposé du matériel à venir faire des relevés et/ou des photos en dehors des visites prévues mais uniquement aux conditions suivantes : 
▫  sur prise de rendez-vous, au plus tard 7 jours ouvrables avant la date de passage souhaitée.  
▫  le passage doit durer moins d’1h15 – au-delà, le passage sera considéré comme une visite « La prairie est à vous » aux tarifs de celle-ci  
▫  le responsable du groupe peut venir faire des relevés autant de fois qu’il le désire, seul et gratuitement, du moment qu’il prévienne La Souricelle de chacun de ses passages.


Emprunt de matériel pour « La prairie est à vous » 
Pour tout emprunt de matériel, lors d’une visite à La Souricelle dans le cadre de « La prairie est à vous » et « Pique-nique nature », un document d’emprunt est à remplir au début de la visite. 
Il est demandé de préciser à La Souricelle le matériel désiré au plus tard 2 jours avant la visite prévue (par téléphone ou par mail) afin que La Souricelle puisse le préparer. Il est alors demandé de préciser le type et la quantité du matériel souhaité. La carte d’identité d’un responsable sera demandée en guise de caution.  
L’état du matériel sera vérifié avant l’emprunt avec le responsable du groupe ; toute dégradation, même involontaire, sera facturée au responsable du groupe à valeur de son prix neuf. 
Si de la vaisselle est empruntée, il est demandé au groupe de la laver avant son départ.


« Pique-nique nature » et « La prairie est à vous » 
Les prairies mises à la disposition des groupes sont des pâtures. 
Au responsable du groupe d’observer, venir prendre connaissance des lieux et à faire des activités appropriées et adaptées au milieu proposé. 
La Souricelle décline toute responsabilité en cas d’accident.


Civilités 
L’éducation prônée à l’école ou dans l’institution (la politesse, le respect des autres, de soi-même, du matériel et des activités) sont incontournables.


Inscription : 
Pour l’inscription ou pour toute question, contacter La Souricelle par téléphone (0497/065041 – 071/306729) ou par mail (                               ). 
Pour toute inscription, des documents d’inscription sont à remplir consciencieusement. 
Lors de la prise de contact avec La Souricelle, et la demande de visite, une date est réservée et les documents d’inscription vous seront envoyés par mail : votre visite est réservée. 
Cependant, pour que l’inscription soit confirmée et BLOQUEE, il vous est demandé de renvoyer les documents d’inscription et ce, dans le mois qui suit notre envoi et au plus tard 15 jours avant votre visite. 
Sans nouvelle de votre part, un mail de rappel est automatiquement envoyé après 15 jours, si aucune suite n’est toujours pas donnée, l’inscription sera considérée comme nulle.


Paiement 
• Le paiement peut s’effectuer directement le jour de la visite (un reçu vous sera remis) ou par virement bancaire sur le compte IBAN de la Souricelle, nature et pédagogie, ASBL : BE19 3631 2084 9512 (Le paiement doit alors nous être parvenu au plus tard 2 jours avant votre visite). 
• Aucune ristourne ne s’applique. 
• Les enseignants et les personnes encadrantes ne paient pas.


Annulation 
▫  En cas d’annulation :
Pour tout type de visite
Si celle-ci est faite au plus tard 7 jours ouvrables avant la visite : aucune compensation financière ne sera demandée. 
Une annulation faite à moins de 7 jours ouvrables de la visite : une participation forfaitaire et de dédommagement de 2 € par enfant sera demandée  
▫  En cas de mauvais temps : 
Pour « Visite ferme » : 
Le mauvais temps n’est pas, pour ce type de visite, un motif d’annulation pouvant faire l’objet d’un remboursement quelconque.  
Pour les « Piques-niques nature » et « La prairie est à vous » :  
Si la météo ne permet pas votre visite, vous pouvez décider de la postposer et ce jusqu’à la veille de la visite. Par contre, si malgré une mauvaise météo, aucun contact n’est pris pour postposer la date et que le groupe ne se présente pas, la visite sera alors notée et un forfait de 1 € par enfant nous sera dû. 
 
En cas de force majeure :  
▫  Suite à un cas de force majeure et avec un justificatif à l’appui, la classe / le groupe peut annuler sa visite. 
L’annulation peut se faire sans dédommagement envers La Souricelle jusqu’au matin même de la visite. 
Si le paiement a déjà été effectué, La Souricelle s’engage à rembourser la somme dans son intégralité (justificatif obligatoire) 
▫  La Souricelle se réserve le droit d’annuler une journée de visite, en cas de force majeure, et sans justificatif à donner et ce jusqu’au matin même de la visite. 
Si le paiement a déjà été effectué, La Souricelle s’engage à rembourser la somme dans son intégralité. 
Une autre date pourra alors être fixée.


Absences  
En cas d’absence d’un enfant lors de la visite : seuls les enfants présents paieront, aucune compensation ne sera demandée pour les enfants absents. 
En cas de non présentation du groupe sans avertissement : la totalité de la somme nous est due.


Repérage et préparation de votre visite : 
Si vous désirez nous rencontrer avant votre visite afin de repérer les lieux, prendre des informations, préparer une visite ou une activité, La Souricelle vous demande de prendre un rendez-vous.


Responsabilités : 
Le responsable du groupe reste maître de sa classe / son groupe: La Souricelle s’occupe des activités et des découvertes, les responsables du groupe se doivent de continuer à faire respecter leur autorité.  
La discipline qui s’applique à l’école s’applique à La Souricelle.


Collations et dîner 
Le responsable du groupe s’occupe des collations et du dîner des enfants ainsi que des moments de détente après ceux-ci. La Souricelle met boissons, potage et vaisselle à disposition.  
Il est demandé au groupe de débarrasser, laver les tables, laver la vaisselle et la ranger après la collation et le dîner. Dans le cas contraire les activités prévues ne débuteront pas avant la remise en ordre faite. 
De même, il est demandé au groupe de respecter scrupuleusement les horaires des activités.


R.O.I. « enfant » : (à télécharger) 
Avant toute visite à La Souricelle, il est demandé au responsable du groupe de télécharger le R.O.I. « enfant » et de les sensibiliser à son contenu. 
Il est demandé que les enfants le signent ou collent leur étiquette prénom afin de les responsabiliser envers les animaux, le lieu et la sécurité de tous à La Souricelle. 


La Souricelle Nature & Pédagogie - a.s.b.l Rue de Martinsart, 40 - 6440 Froidchapelle - Hainaut
IBAN: BE 19 3631 2084 9512